ASISTENTE DE OPERACIONES

01Descripción del puesto

Funciones Principales y Específicas A. Gestión Operativa y Control de Proyectos  Asegurar que los recursos humanos, materiales y de equipos estén correctamente alineados y disponibles antes de la fecha de inicio de cualquier servicio o proyecto.  Consolidación de Solicitudes: Recibir y centralizar las ordenes de Trabajo (OT) o requerimientos de clientes para coordinar la asignación con el jefe de operaciones.  Verificacion de Viabilidad: Validar con el cliente o la supervisión de obra la disponibilidad de accesos, permisos de trabajo y facilidades operativas previas al despliegue técnico.  Asignación de Cuadrillas: Asignar los equipos técnicos según especialidad, carga de trabajo y vigencia de sus competencias o capacitaciones. Coordinar la programación de cuadrillas técnicas y asignación de herramientas/equipos para la ejecución de los servicios en campo según las listas de insumos de ingeniería.  Administrar el Kardex o registro de entrada y salida de equipos especializados (multímetros, bombas de prueba hidrostática, alineadores laser, etc.) y coordinar sus calibraciones periódicas.  Coordinar el traslado de materiales desde el almacén hasta la obra o sede del cliente, verificando la recepción conforme en campo.  Garantizar la disponibilidad oportuna de insumos, herramientas y equipos certificados, evitando paradas operativas o sobrecostos por falta de suministros.  Generar requerimiento de materiales, repuestos y consumibles técnicos requeridos para cada proyecto  Hacer seguimiento diario al avance de los cronogramas de trabajo de mantenimiento e instalaciones. Realizar el seguimiento del avance físico del personal en obra mediante llamadas, reportes fotográficos o aplicaciones de gestión.  Documentar de inmediato cualquier retraso, interferencia o imprevisto técnico (falta de energía, imprevistos estructurales) y notificar al jefe de operaciones.  Recopilar, verificar y consolidar los reportes técnicos de campo (informes de mantenimiento, actas de conformidad, protocolos de prueba).  Registrar y validar el reporte de horas trabajadas, horas extras y desplazamientos del personal técnico para el control de costos del proyecto.  Mantener actualizado el registro y control de proyectos en la matriz operativa (seguimiento de hitos, entregables y estados de servicio).  Atención de emergencias: Canalizar solicitudes urgentes de clientes fuera de programación para la reasignación prioritaria de personal de guardia o servicio técnico. B. Gestión Logística y de Materiales  Coordinar con la unidad de compras/almacén el requerimiento de materiales y suministros necesarios para cada servicio o proyecto.  Monitorear la llegada puntual de los materiales al sitio de obra o proyecto, asegurando la continuidad de los trabajos.  Supervisar la devolución formal de sobrantes de obra a almacén al finalizar cada servicio e informar discrepancias o perdida de herramientas. Registrar e informar sobre merma, devolución de sobrantes o garantías de equipos ante proveedores. C. Soporte en Seguridad, Salud en el Trabajo y Calidad (SST/SIG)  Verificar que el personal técnico cuente con la documentación obligatoria antes de ingresar a obra (SCTR, EPPs, certificados de aptitud médica, matrices IPERC, inductivos, permisos de trabajo de alto riesgo - PETAR).  Asegurar que los técnicos completen correctamente los Checklist, protocolos de prueba e informes de mantenimiento preventivo/correctivo según los formatos normativos SIG.  Registrar los hallazgos o reclamos presentados por clientes y dar seguimiento a las acciones correctivas aplicadas por el equipo.  Participar en la recopilación de evidencias operativas durante las auditorias internas o externas de certificación de calidad.  Apoyar en la elaboración y actualización de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad (formatos, registros, Checklist ISO 9001).  Canalizar y registrar las incidencias, hallazgos o no conformidades detectadas durante los servicios. D. Soporte Administrativo y Documentario  Revisión de informes técnicos: Consolidar, redactar, corregir la redacción y formato de los informes finales de mantenimiento y cartas de garantía antes de la firma del Jefe de Operaciones.  Preparar los expedientes técnicos finales de entrega para los clientes (certificados de operatividad, fichas tecnicas de insumos, actas de recepción y conformidad, dossier de calidad, planos as-built consolidado con el área de ingeniería, seguridad).  Soporte de facturación: Emitir el reporte consolidades de hitos cumplidos o actas firmadas al área de Finanzas para la emisión de valorizaciones o facturas.  Coordinar con el área de administración y finanzas el envío de reportes para la emisión de valorizaciones, pre-facturaciones y liquidación de servicios.  Mantener al día la base de datos de clientes, servicios realizados e historial de mantenimientos.  Cierre de Orden de Trabajo: Actualizar el estado de las Ots en el sistema para dar por concluido formalmente el ciclo de servicio. 4. Indicadores Clave de Desempeño (KPIs)  Matriz de Control de Proyecto/servicios: Mantener actualizada la base de datos con el estado de todos los servicios (en Progreso, Pendiente de Material, Finalizado, Facturado)  Calcular mensualmente los indicadores del área Cumplimiento de Cronograma de Operaciones: % de servicios/mantenimientos ejecutados a tiempo según programación, tiempo de entrega de dossiers, tasa de servicios repetidos por falla.  Oportunidad en Dossier y Certificados: Tiempo promedio de entrega del expediente técnico/dossier final al cliente tras el cierre de obra.  Control Documentario de SST: 100% de personal técnico en campo con SCTR y documentación al día antes del inicio de labores.  Nivel de Incidencias Operativas: Cantidad de retrasos reportados por desabastecimiento o falta de coordinación previa.  Proponer la automatización o simplificación de formatos de campo y flujos de trabajo administrativos dentro del área. 5. Perfil del Puesto (Competencias y Requisitos) A. Requisitos Académicos y Experiencia  Formación: Egresado o Bachiller en Ingeniería Industrial, Ingeniería Eléctrica, Ingeniería Mecánica, Administración de Empresas o carreras afines.  Experiencia: Mínima de 1 a 2 años en puestos de soporte operativo, logística de proyectos o asistencia de operaciones en empresas de servicios de ingeniería, instalaciones eléctricas, climatización o protección contra incendios.

02Dónde queda

03Preguntas frecuentes

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